NB! For kansellering og refundering av ordrer, se egne brukermanualer. 

I velkomstvinduet har du menyen for de ulike oppgavene du kan jobbe med. 


I orders kan du lage nye ordrer, eller søke opp ordrer for å endre/kansellere i dem.


1. Søke opp ordre. 


  1. I rullegardinen under Orders velger du Show Orders. Du får da opp en liste over alle ordrer.

  2. I feltet Free Text kan du søke på alt du har av info, som bookingreferanse, navn på tur, navn på bestiller. Du kan også søke på avreisedato eller bestillingsdato. 

  3. Når du har satt inn ønsket søkekriterie, velg “Find order”. Trykk på ordrereferanse til venstre på ordren for å åpne den. 


2. Opprett ny ordre

NB! Gjelder for admin.screenbooking.com og turer uten kalender eller over flere dager i betaadmin.screenbookinng.com

  1. I rullegardinmenyen under Orders, velger du Create new order. Du får da opp en liste over alle turer. 

  2. Velg ønsket tur (du kan søke opp turen i Filter også).

  3. Nå får du opp kalender. Velg ønsket avreisedag, og nytt ordrevindu kommer nå opp. 

  4. Sett inn ønsket antall reisende i hver kategori (voksen, barn osv.)

  5. I comment skriver du kommentarer som også kan komme på bekreftelsen (f.eks. allergier, referansenummer hos agent om det er booket hos agent). 

  6. Fyll inn navn, adresse, nasjonalitet, e-post og tlf. på gjesten. 
    Er det booket via agent, kan du skrive inn adresse og e-post til agent. 

  7. Boksen Customer agrees to your privacy policy må hakes av. 

  1. Trykk Confirm. Bookingen blir nå lagret. 

  2. Du får nå opp et bookingvindu med ordrereferanse.Du har også fått opp noen nye valg under ordrelinjen. Og under kundeinfo ligger nå turen og alle elementene som er inkludert i denne. 

  1. For å sende kunde ordrebekreftelse på mail, velger du itinerary. Du ser nå hvordan bekreftelsen vil se ut. 

  2. Velg Send Confirmation. 

  3. Lagre endringer ved å trykke Save Changes nederst på siden. 

Ved dagsturer i betaadmin.screenbooking.com: 

  1. Book > Search day tour

  2. Fyll inn ønsket avreisedato, velg evt. tur eller andre filtreringer.

  3. Klikk på avgangen du vil booke for å se ledig kapasitet og velg “book” der. 

  4. Følg bookingløpet gjennom steg for steg. 

  5. Når du kommer til takkesiden, kan du velge å sende billetter der i fra, eller å gå inn på ordren ved “View order” og sende bekreftelse derfra. 

  6. For å sende kunde ordrebekreftelse på mail, velger du itinerary. Du ser nå hvordan bekreftelsen vil se ut. 

  7. Velg Send Confirmation. 

  8. Lagre endringer ved å trykke Save Changes nederst på siden. 




3. Endre ordre

Enten du søker opp en gammel ordre, eller lager ny, kan denne endres i. 

Øverst til høyre i ordrebildet finner du ulike knapper. 

  1. Velg den endringen du ønsker å gjøre. F.eks. Change date. 

  2. Velg ny dato for turen. 

  3. Skriv inn ønsket kommentar. 

  4. Trykk Confirm.

  5. I bookingen ser dere nå at under hvert element i turen, er det kommet ny en ny linje den nye datoen, men at linjen med gammel dato ligger inne enda. 

  1. Dette gjør ikke noe, men kan være forvirrende. 

  2. Slett uønskede (gamle) linjer ved å trykke på Delete. 

  3. Husk å lagre ved å trykke Save changes. 

  4. Endre antall pax ved å velge Change no. of travellers-knappen. 

  5. Gjør de ønskede endringene og velg Confirm. 

  6. For at ny bekreftelse skal sendes ut må du inn på Itinerary og velge Send confirmation. 


4. Registrere betaling

Når bookingen gjøres manuelt, får du ikke inn betaling automatisk via kort, men må inn og registrere betaling. Du får melding om at betaling mangler når du står i bookingen. Her står det med rødt: customer owes (sum).

  1. Gå inn på Economy under ordrelinjen øverst.

  2. Du får nå opp prisinformasjonen. 

  3. Du må manuelt ta inn betalingen via faktura eller annen ønsket måte. 

  4. For å slippe varsel om ubetalt tur sendt ut til kunden, må det registreres som betalt. 

  5. Klikk på skiftenøkkelen bak den aktuelle prislinjen og velg Register payment. 

  1. Du kan legge inn en kommentar under Label.

  2. Under Reason kan du velge mellom deposit, end payment eller extra. 

  3. Har du gjort endringer vil det komme opp en egen betalingspåminnelse/linje på denne. 

  4. Inne på Economy velger du Create new invoice for unpaid (beløp).

  5. Igjen må du inn på skiftenøkkelen, du har nå fått et nytt valg Refund. Dette er i tilfelle endring gjør totalbeløpet lavere. 

  6. Har kunde bestilt og betalt på nett skjer refusjonen automatisk når du velger Refund. 


5. Endre pris i en ordre

Av og til har du gjerne en bestilling der kunden skal ha annen pris enn det som er lagt inn på turen. Dette kan enkelt redigeres i den aktuelle ordren.


  1. I elementene i ordren (de grønne linjene) velger du selve turen (som regel øverste valg, med markør Template description) ved å trykke på pilen helt til venstre. 

  1. Skriv inn ny pris på den pris kunden ser (med hode på)

  1. Save changes.

  2. Du har nå fått opp en knapp øverst som sier customer owes eller Customer has overpaid. 

  3. Gå inn på økonomi og registrer betaling ved create new invoice / refunder. 


6. Kansellere et produkt i en ordre. 


  1. Orders -> Show orders.

  2. Søk opp rette ordre og klikk på ordrenummeret så den åpner seg. 

  3. Gå opp til høyre og klikk på “Edit order”

  4. Her ligger de ulike produktene som er med i turen/ordren. helt til høyre på hvert produkt er det en x. 

  5. Trykk på x og produktet forsvinner.

  6. “Save changes”

  7. Gå tilbake til Ordre-bilde.

  8. Bla nedover, her ligger også produktlinjene. Det slettede produktet ligger nå i rosa.

  9. Åpne denne, og endre prisen til 0 om de ikke skal betale.

  10. “Save changes”

  11. Gå inn i Economy og rett på betalingslinjene om summen her ikke er rett (se pkt. 1.5.)

7. Hvordan sette inn agentkode på en ordre du har laget


  1. Gå på “Orders” -> “Show orders”

  2. Søk opp riktig booking og gå inn på den ved å trykke på ordrereferansen

  3. Trykk på Change Promocode til høyre i bilde

      5. Velg hvilken avtale fra rullegardinen under agreement.

    6. Velg confirm. Om dette er en agentkode med rabatt skal prisen nå endre seg. 


8. Hvordan sende e-post til alle som skal på en tur


Av og til kan det være behov for å sende ut en ekstra e-post til alle som skal på en tur. F.eks. om det er endringer. 


  1. Velg Orders og Show orders. 

  2. klikk på Advanced. Du får nå opp søkekriterier. 

  3. Fyll inn aktuelle søkekriterier (f.eks. turnavn og dato). Trykk Find order

  4. Du får nå opp en liste over alle ordrer på denne turen den aktuelle dato. 

  5. Huk av de aktuelle ordrer eller velg select all. 

  6. Scroll til bunn og velg Compose e-mail.

  7. Her kan du enkelt få inn navn på aktuelle tur, og flette inn kundens navn etc.

  1. Skiv e-posten

  2. trykk Send e-mail nederst på linjen til høyre. Alle kunder på denne turen vil da få e-posten.