Dette gjelder for brukere med pålogging i betaadmin.screenbooking.com


For å få tilgang til agentportalen må dere gi oss beskjed enten via kontaktperson i Screenbooking, eller via support@screenbooking.no.


Under fanen “Distributors” får du da tilgang til flere valg: 


  1. Show distributor gir tilgang til å opprette og administrere distributører.

  2. Show distributor groups gir tilgang til å opprette og administrere distributørgrupper. 


1. Distributors


En agent er i Screenbooking en “Distributor”. Det skilles mellom to typer, “Agent” og “Partner”. Det riktige blir å bruke “Agent”. En “partner” er en som du har en systemintegrasjon til. 


Vi vil nå gå igjennom hvordan du oppretter en “distributor” og lager innstillinger og brukere på denne. 


  1. Gå på “Distributors” > “Show Distributors”

  2. Klikk på “Create new distributor”.

  3. Fyll inn navn, nasjonalitet, type agent, og alert email. Dette er de feltene du må fylle inn. Resterende felter er valgfrie.


  1. Du må så fylle inn hvilke regler som gjelder for agenten, i forhold til om de skal ha lov til å endre på bookinger, kansellere etc. Skal du knytte de opp til en distributørgruppe velger du “Distributor group default” på disse innstillingene. 

  2. Om du ønsker å regne ut en kickback til agenter kan du sette inn %-satsen på dette i “Commission”-feltet, så får du utregnet kickbacken på en rapport. 


  1. Du må også huke av for om agenten skal få faktura, eller måtte betale med kort ved bestilling.

  1. Nederst finner du et felt for interne kommentarer. Dette er ikke synlig for agenter. 

  2. Andre felter som ikke er synlige er reglene du har lagt inn på dem. 

  3. Agenter har selv tilgang til å redigere valg av språk og kontaktinformasjon om seg selv.

  4. For å opprette en bruker på agenten, går du på “Manage users” øverst på  agentsiden. 

  5. Klikk på “Send invite” og skriv inn e-postadressen til den som skal ha brukertilgang. trykk “Save”.

  6. Når du skal inn på en agent igjen, velger du “Show distributors” og klikker på navnet på agenten du vil se. Du kan også søke dem opp på navn i “Filter”.


2. Distributor groups


En distributørgruppe er en gruppering av distributører som har samme regler, priser, betingelser etc. for å kunne administrere dem på en god måte, og å kunne gi dem litt mer informasjon gjennom systemet. 


For å kunne sende invitasjon må alle distributører være tilknytet en distributørgruppe. Det gjør også at de får tilgang til en “hjem”-skjerm, og faner for reisebetingelser etc. Har du kun noen få distributører, bør du derfor opprette en generell distributørgruppe for disse. 


Har du f.eks. en gruppe agenter som får 10% rabatt og ikke lov til å endre på bestillinger, mens en annen gruppe agenter booker mr, og dermed får 20% høyere rabatt og lov til å endre på bestillinger, kan du opprette ulike agentgrupper for dette. 


  1. Gå på “Distriutors” og “Show distributor group”. 

  2. Klikk på “Create new distributor group”.

  3. Skriv inn navnet på gruppen i “Name” og trykk “Save”.

  4. Du får nå agentgruppen opp på oversikten over grupper. 

  5. Trykk så på navnet på gruppen for å administrere innstillinger. Du ser nå at du har flere faner. 

    1. “Home Screen content” viser tekst som du kan ha på “hjem” -skjermen som agenten kommer inn på. Det er samme prisnipp på disse tekstboksene som på alle andre tekstbokser i Screenbooking. 

    2. “Terms & Condition” . Her kan du skrive inn egne betingelser som gjelder for denne agentgruppen. 

    3. “Payment conditions” er en egen fane for betalingsbetingelser som gjelder denne agentgruppen. Her velger du om de skal betale med faktura eller kort. 

    4. “Welcome e-mail”. Her kan du sette inn spesifikk tekst som du ønsker skal komme på invite-eposten som sendes nye agentbrukere. Her kan du også legge til vedlegg som du ønsker skal sendes med invitasjonen. 

    5. “Distributor manual” er hvor du kan legge inn brukermanual for agentene dine, så de slipper å spørre hvordan å bruke Screenbooking.

    6. “Distributor prices” er en fane der du kan legge inn prislister som gjelder for denne agentgruppen. 

    7. “Change order settings” er hvor du legger inn innstillinger på regler for agentgruppen. Denne fanen vil ikke agentene kunne se. Dette er de samme innstillingene som du har inne på hver agent, men her setter du regler som kan gjelde for hele gruppen. 


3. Hvordan koble agent til agentgruppe


Du kan koble agenter til agentgrupper på to måter.


  1. Fra agent gruppe

    1. Gå på første fane på agentgruppe, som heter “Details”. 

    2. Klikk på “Add distributor(s) to distributor group”

    3. Velg agenter som skal legges inn i nedtrekkslisten. 

    4. Du kan også sette for en spesifikk periode disse agentene skal være knyttet til agentgruppen ved å trykke på “Add period” (for eksempel om avtaler gjelder for et år, og volum på salg avgjør om de skal tilhøre samme gruppe neste år). 

    5. Trykk så på den nederste “Add distributor to group” og “Save”.


  1. Fra agent:

    1. Gå inn på agenten ved å trykke på navnet til agenten.

    2. Klikk på knappen “Distributor group(s)” øverst på agentsiden.

    3. Klikk på “Add distributor to distributor group(s)”.

    4. Velg distributørgruppe i nedtrekksmenyen, og sett inn en datoperiode om det skal være begrenset.

    5. Klikk på den nederste” Add distributor to group” for å bekrefte. 

    6. Save. 


4. Hvordan opprette en rabattavtale for agenter


For agenter har du mulighet til å lage mer komplekse rabattavtaler enn du har på promokode. Du kan også lage egne avtaler for gratis guide. Visst du går inn på “Discount agreements” ser du at du nå har fått to nye knapper øverst til høyre; “Create new distributor agreement” og “Create new distributor guide agreement”. 


Har du gamle “discount agreements”, får du tilgang til disse ved en knapp som heter “go to old agreements”


Slik oppretter du en rabattavtale og knytter den til agent eller agentgruppe:


  1. Gå på “Distributors” og “Discount agreements”

  2. Klikk på “Create new distributor agreement”. 

  3. Du kommer nå inn i en trinnvis oppbygging av en rabattavtale. 

  4. Skriv inn navn på avtalen, og om den har begrensninger på gyldighet på bookingdato eller reisedato setter du inn dette i datofeltene. Gå videre med “Next”.

  5. Huk av for hvilke produkter man skal få rabatt på. Skal man ha rabatt på alle produkter på en tur, må hvert produkt hukes av på. NB! Rabatt trekkes fra “sales price”, så det vil ikke påvirke “Cost price” på produkter. 

  6. Huk av for hvilke distributøre og/eller distributørgrupper avtalen skal gjelde. 

  7. I steg 4 har du flere valg. Her velger du om det er en prosentrabatt, avtalen skal bruke et eget prisskjema, eller om det skal være en statisk pris. 

  8. Huk også av for hvilke priskategorier rabatten skal gjelde. 

  9. Velger du prosent må du skrie inn prosentsats:

  10. Velger du prisskjema må du velge hvilket skjema avtalen skal benytte (da må du opprette prisskjema først):

  11. Velger du statisk pris må du skrive inn beløpet og velge om det er pr. person eller pr. produkt:

  12. Du kan også gi høyere rabatter basert på intervaller på gruppestørrelse. Disse rabattene kan da bare gis som %.  Ved å trykke på “Spesify group size” får du mulighet til å legge til flere intervaller. 

  13. Når du trykker “next” her kommer du til en oppsummeringsside der du ser alle elementene i avtalen. 

  14. Trykk “Save” her!


5. Hvordan opprette en gratis guide - avtale


For gratis guide er oppsettet for avtale omtrent det samme som for rabattavtale.


  1. Klikk på “Create new distributor guide agreement”

  2. Skriv inn navn på avtalen, og sett inn dato om det skal være noe begrensning på tidsperioder.

  3. Velg for hvilke turer avtalen skal være gyldig. Det er lagt opp slik at guide avtaler gjelder alt som er inkludert i turen, ikke hvert enkelt element.  

  4. Velg for hvilke agenter/agentgrupper avtalen skal gjelde.

  5. I steg 4 har du igjen flere valg. Først velger du hvordan man skal beregne antallet gruppestørrelsen må oppnå for gratis guide. Er det bare ved x antall voksne, eller er det x antall deltakere, barn (og guide) inkludert. 

  6. Så skriver du inn hvor mange gratis guider pr. antall reisende. 

  7. I steg 5 får du en oppsummering av avtalen. Husk å trykk “Save”! 

6. Hvordan invitere en agent inn


Nye agenter kan inviteres inn på to måter:


Alternativ 1: brukes gjerne når du har mange nye agenter


  1. Du lager en distributor og legger deres mail inn på “alert email”.

  2. Du går så og oppretter en bruker (inne på distributor går du på “manage users” og tar “create new user”) med samme e-postadresse som du la inn på alert email.

  3. Så går du på “distributors” og “show distributors” og huker av hvem som skal få velkomste-post og trykker på “Send welcome e-mail...”


Alternativ 2: brukes gjerne når du har en og en ny agent, eller når agentene ligger i screenbooking fra før hos annen turoperatør. 


  1. Opprett en ny “distributor” eller gå inn på eksisterende distributor.

  2. Gå inn på “manage users”. 

  3. Trykk på “send invite”.

  4. Skriv inn e-postadressen til den du skal invitere og trykk “save”.

  5. Da får agenten en invitasjon til å lage seg en Screenbookingkonto. Har de tilknytning til Screenbooking som agent hos en annen turoperatør, vil de nå få muligheten til å knytte samme pålogg opp som agent på din screenbooking også.